Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian

 

Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian là kỹ năng quan trọng nhất,

cần thiết nhất góp phần không nhỏ vào con đường thành công của bạn.

 Thời gian là vàng là bạc. Câu châm ngôn đó không hề sai và mỗi chúng ta phải học cách quản lý, sử dụng thời gian hiệu quả.

Bạn có giàu có, danh vọng đến cỡ nào, bạn cũng không thể làm cho thời gian chạy chậm lại giây nào.

Nếu không biết cách quản trị và sử dụng thời gian hợp lý. Bạn sẽ để mất một tuổi trẻ đầy tiếc nuối.

 

1.Những vấn đề chúng ta gặp phải.

Cùng là bạn bè đi học như nhau, chăm chỉ không thua kém đứa bạn, mà không hiểu vì sao, khi làm một bài toán, một bài tập dài hay một bài thuyết trình, bao giờ đứa bạn cũng làm nhanh hơn bạn và làm tốt hơn bạn, còn bạn cứ loay hoay mất bao nhiêu thời gian mà vẫn không xong, không đạt được hiệu quả.

+ Bạn là một nhân viên khi đi làm, cùng một list những công việc được giao.

Nhưng bao giờ người đồng nghiệp cũng hoàn thành sớm hơn bạn. Và bạn cảm giác họ không hề mệt nhọc, mất nhiều công sức hơn bạn.

+ Trong cuộc sống, cứ một năm trôi qua. Mọi người đều có thời gian như nhau, nhưng bạn cảm thấy mình làm được rất ít việc trong một năm.

Mình chẳng để lại được thành quả gì. Trong khi đó bạn bè cùng trang lứa, họ làm được rất nhiều, họ thu hoạch được rất nhiều thành quả, cả về tri thức lẫn vật chất, tiền bạc.

+ Và một điều mà chắc hẳn ai cũng đã từng mơ ước.

Chúng ta đang sống ở thời điểm A nhưng lại cứ mơ ước giá như thời gian có thể quay trở lại 2 năm, 3 năm hoặc là 10 năm trước.

Tại sao lại như vậy, vì chúng ta cảm thấy những thời điểm đó, chúng ta thực sự đã lãng phí quá nhiều thời gian cho những việc không đáng có.

2. Quản lý thời gian tốt mang lại cho bạn những ưu điểm gì.

+ Bạn làm được rất nhiều việc trong một ngày, và trong công việc, bạn hoàn thành tốt các công việc với lượng thời gian đầu tư thấp nhất.

+ Bạn tích lũy được một lượng tri thức đáng kể ở tuổi trẻ mà nhiều người chưa làm được.

+ Thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc. Người quản lý thời gian tốt luôn đúng giờ, chuẩn chỉ, biết tiết kiệm thời gian, sử dụng thời gian vô cùng hợp lý.

+ Mỗi ngày trôi qua, mỗi năm trôi qua bạn cảm thấy cuộc sống của mình thực sự có ý nghĩa, hướng đi là chính xác và gia tốc cuộc đời đang đi theo một chiều dương tích cực.

+ Quản lý thời gian tốt giúp bạn hài hòa giữa công việc và cuộc sống, bạn vừa có thời gian thực hiện tốt các công việc, nghiên cứu học tập, vừa có thời gian cho gia đình, bản thân và bạn bè.

3. Những yếu tố ảnh hưởng đến thời gian của bạn.

Trước hết muốn quản lý thời gian tốt, chúng ta phải tìm hiểu rõ, bên cạnh việc quản lý thời gian không tốt, thì có những yếu tố nào cũng gây ảnh hưởng đến thời gian của chúng ta, và chúng ta phải khắc phục nó như thế nào.

* Thời gian đi lại, di chuyển.

Mất quá nhiều thời gian cho việc di chuyển đi lại.

Nhiều bạn đi làm ở công ty 8 tiếng nhưng thời gian đi lại mất thêm 2 tiếng một ngày, chưa tính chuyện tắc đường và những rủi ro khách quan khác.

* Những bữa liên hoan, nhậu nhẹt.

Đây là nguyên nhân phổ biến với hầu hết các bạn thanh niên, đặc biệt là các bạn nam, khi vừa mới ra trường.

Hơi tý là nhậu nhẹt, mọi lý do cũng đưa tới những bữa nhậu, say sưa. Bạn nghĩ rằng, nhậu nhẹt quá nhiều chỉ là vấn đề của tiền bạc và sức khỏe, do uống rượu.

Bạn đã lầm, cái bạn mất lớn nhất chính là thời gian và tuổi trẻ của bạn.

* Facebook, và những thói quen giải trí quá đà.

Đây là nguyên nhân mà phần lớn các bạn nữ bị ảnh hưởng nhiều hơn.

Các bạn sử dụng quá nhiều thời gian cho facebook. Đôi khi chỉ là muốn theo dõi lượng like của tấm ảnh, thói quen câu like, câu view, nghe nhạc quá nhiều.

Đi học cũng như đi làm, về nhà là chỉ biết dùng thời gian cày film, theo dõi các fanpage và tham ra vào comment bình phẩm, những hiện tượng của xã hội.

* Tình yêu và những suy nghĩ viển vông.

Bạn mất quá nhiều thời gian cho việc chuyện tình cảm, yêu đương, những suy nghĩ và mơ mộng viển vông.

Những than thở vì sự cô đơn, không được ai đó quan tâm, những dòng trạng thái tiêu cực, chán nản liên tục được viết trên mạng xã hội.

* Thích hưởng thụ và lười biếng.

Thói quen lười biếng, tuổi còn trẻ những lười học hành, chỉ thích đi chơi, không thì ở nhà ngủ suốt ngày. Có tiền thì chỉ thích đi mua sắm chơi bời, đi cafe.

* Việc nhà cũng ảnh hưởng đến thời gian của bạn.

Nếu bạn ở một mình, việc nhà cũng ảnh hưởng rất nhiều đến thời gian của bạn, đừng coi thường những việc như nấu cơm, rửa bát, dọn nhà, đi chợ.

Nó không khó nhưng chiếm thời gian của bạn không nhỏ.

* Những chuyện không may mắn

Mất thời gian vì những chuyện không may mắn xảy ra như đau ốm, bênh tật.

Trong gia đình có chuyện buồn, người thân có vấn đề.

Những tai họa không may mắn xảy ra và bạn mất nhiều thời gian để giải quyết như, trộm cắp, lừa đảo, bị phạt vi phạm giao thông, hành chính.

 

4.Phải làm gì để có kỹ năng quản lý thời gian tốt.

a. Hãy biết tiết kiệm và quý trọng thời gian.

Điều này được thực hiện bởi việc bạn hãy tìm cách khắc phục 7 yếu tố khách quan ở trên. Hãy giảm bớt việc nhậu nhẹt, liên hoan, và các bữa tiệc lại.

Nếu phải đi làm xa thì hãy cố gắng về đúng giờ, tránh la cà, vui chơi, để mất thêm time.

Vượt qua chính mình với thử thách facebook, chat chit và xem phim, chơi game, sống tiêu cực.

Bạn nên có đam mê để tránh phải mất thời gian cho những suy nghĩ viển vông, hoặc bi lụy quá mức vì tình yêu.

Có đam mê bạn sẽ thấy cuộc sống không phải chỉ để yêu.

Đảm bảo ăn uống tốt, tập luyện thể dục thể thao để có một sức khỏe tốt, tinh thần minh mẫn, tránh được những việc ốm đau, hay những mối họa do việc mất tập trung về tinh thần.

Có kế hoạch cho công việc nhà và những việc lặt vặt, để khi làm, giải quyết 1 lần là xong hết.

b. Xác định mục tiêu và hướng đi cụ thể.

Nếu không thực hiện điều này, bạn sẽ lãng phí một khoảng thời gian vô cùng lớn.

Bạn sẽ học được những cái mà bạn chẳng dùng vào việc gì. Sau đó cần loại nó ra khỏi đầu để thế cho một cái khác phù hợp hơn.

Thực tại hiện nay của các bạn sinh viên là một minh chứng rõ ràng.

Các bạn không được định hướng nghề nghiệp và mục tiêu.

Các bạn chọn ngành nghề theo cảm hứng, nghe theo đám đông, sở thích từ một cái tên.

Sau đó khi ra trường, các bạn không làm đúng ngành, phải làm trái ngành.

Các bạn mất thêm vài năm cho nghề mới trước khi đi vào ổn định.

Như vậy không dưng, các bạn học đại học 4 năm 5 năm mà không có ý nghĩa.

Chuyên môn không được sử dụng mà phải học gấp một lĩnh vực khác. Và sau đó nó kéo theo rất nhiều hệ lụy khác.

c. Phân định rõ loại hình và tính chất công việc để lên kế hoạch thực hiện

Thông thường công việc được chia như sau.

Việc khó nhưng không gấp

Việc không khó và cũng không gấp

Việc khó nhưng gấp

Việc không khó nhưng cần gấp

=> hãy ưu tiên việc gấp trước, trong đó hãy làm những việc dễ trước.

Vì những việc dễ thời gian mất ít và tạo tâm lý thoải mải và độ tập trung cao hơn khi vào việc khó.

Nếu bạn làm việc khó trước mà bạn không làm được. Bạn bị lo lắng về mặt tâm lý, và khi sang việc dễ bạn dễ bị nhầm lần do đầu óc đang nghĩ quá nhiều về việc khó trước đó.

Khi đó bạn sẽ thất bại với cả hai việc.

=> Sau khi những việc gấp được hoàn thành, thì đến những việc không gấp.

Với những việc không gấp, hãy xác định thời gian cho phép để thực hiện. Nếu khung thời gian không nhiều, hãy xử lý các việc dễ trước.

Vì nếu bạn thực hiện việc khó, bạn cần thời gian để suy nghĩ. Trong khi lượng thời gian cho phép lại quá ít.

Bạn mất công suy nghĩ rồi ko thành công. Sau một thời gian bạn sẽ lại quên đi, và như vậy khoảng thời gian đó trở thành vô nghĩa.

Do đó với những việc khó mà không gấp, hãy thực hiện nó khi có thời gian đủ dài.

Ví dụ, tôi có 2 việc không gấp.

1. Tôi có 20 bug phần mềm phải fixed từ giờ đến cuối năm.

2. Tôi phải học được cách làm web site từ giờ đến cuối năm.

Giả sử quỹ thời gian của tôi chỉ có 3 ngày rảnh rỗi. Tôi sẽ dùng 3 ngày để xử lý việc 1.

Vì 3 ngày hoc làm web là ko đủ với một người chưa biết gì.

Với 3 ngày fixed bug hiệu quả hơn việc dùng 3 ngày để học web rồi chỉ làm được cái demo theme qua loa rồi lại vứt một chỗ. Vài tháng sau xem lại thì lại học lại từ đầu.

d. Hãy dành time cho việc chuẩn bị sẵn các công cụ hỗ trợ.

Có nhiều khi bạn cẩu thả, không chuẩn bị gì trước khi làm việc.

Và đến khi bắt tay vào, bạn bị thiếu công cụ, thiếu thiết bị.

Và thế là bạn bị gián đoạn công việc. Bạn phải chờ đợi. Điều đó làm cho bạn mất thời gian chờ đợi mà không làm được việc gì.

Tôi ví dụ, để học làm design và in ra thành phẩm.

Trước khi thực hiện, hãy chuẩn bị sẵn máy tính, mạng, cài đặt sẵn phần mềm, có máy in hoạt động tốt.

Như vậy một người thợ khi bắt tay vào công việc, họ sẽ ko bị mất thời gian

e. Loại bỏ thói cẩu thả và bớt đi tính cầu toàn.

Cẩu thả từ những việc rất đơn giản như quản lý máy tính, quản lý nhà cửa.

Bạn sẽ không thể làm việc hiệu quả và tốc độ nếu, máy tính của bạn lộn xộn về tài liệu và công cụ.

Bạn mất quá nhiều thời gian cho việc tìm kiếm.

Cầu toàn là sự quá cẩn thẩn kỹ tính, dẫn đến sự chậm chạp trong thao tác và hành động.

Điều này ảnh hưởng nhiều đến công việc. Mình đã gặp phải nhược điểm này.

Đó là khi mình làm website, mình mất quá nhiều thời gian cho việc chọn theme cho web.

Cái này không ưng lại bỏ, cài cái khác mất cả ngày xong thấy không ổn lại bỏ. Cứ như vậy thời gian đã mất đi rất nhiều.

Từ đó suy ra những chuyện khác cũng vậy. Bạn quá kỹ tính, quá cầu toàn trong mọi thứ như, trang phục, ăn uống và những việc nhỏ nhặt khác.

Bạn sẽ mất toàn bộ time một ngày cho những việc đó.

f. Học cách tổ chức và bố trí công việc hợp lý.

Kỹ năng quản lý và tổ chức tốt là những điều kiện quan trọng cho việc quản lý thời gian tốt.

Bạn biết lập kế hoạch, biết ước lượng thời gian cho công việc, biết các định tính chất các công việc, và đặc biệt có kỹ năng phán đoán được sự thay đổi của công việc và các yếu tố xã hội. Điều đó giúp bạn xác định được rõ mục tiêu cần hoàn thành sẽ mất khoảng bao nhiêu thời gian.

Lời Kết: Thời gian thực sự rất quý báu và quan trọng. Bạn hãy quản lý và sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất. Bạn sẽ thành công.